Petita guia per evitar malbarataments a la nostra empresa

Guia extreta del blog Emprendedores Zaragoza.

Què entens per malbaratament

Has de distingir entre:

Cost: el que costa fer una cosa apta per al seu ús (materials, temps, energia, diners,…)
Malbaratar: la despesa excessiva i superficial i que, per innecessari, has d’eliminar.

Per exemple: les naus industrials i oficines necessiten estar il·luminades perquè les persones puguin realitzar el seu treball i  l’energia elèctrica necessària és un COST. Una negociació amb la companyia elèctrica per reduir el preu del kilowatt x hora serà una  reducció de cost, mentre que tancar les llums quan hi ha suficient llum natural o quan  marxis serà una ELIMINACIÓ DE BALAFIAMENT.

Antecedents

Taiichi Ohno, un expert japonès, va identificar, fa ja diverses dècades, set tipus de balafiament en els processos productius:

  1. Per excés de producció: realitzar una producció no ajustada a les quantitats demandades pels clients.
  2. Per temps d’espera: persones passives o màquines parades,…
  3. De transport: manipulació i trasllat de materials, papers o informes d’un costat a un altre.
  4. De procés: activitats innecessàries, maquinària en mal estat.
  5. D’existències: materials obsolets, excessos d’existències, magatzems intermedis.
  6. De moviment: moviments innecessaris o incòmodes per a les persones.
  7. Per defectes del producte o servei: reclamacions, garanties, rebutjos,..

Posteriorment, un altre expert japonès va afegir a la llista un vuitè tipus de balafiament “no utilitzar la intel·ligència,  imaginació i creativitat de totes les persones de l’organització”.


Sistemàtica per la reducció de malbarataments


La sistemàtica de treball que proposem per a l’equip és molt senzilla:

  1. Llegir en veu alta una de les qüestions que s’inclouen més endavant sobre cadascun dels aspectes rellevants.
  2. Realitzar una roda de comentaris i aportacions per identificar diferents balafiaments , que s’aniran apuntant a una pissarra.
  3. Debatre sobre les anotacions anteriors i escollir i anotar en una altra fulla:
  • BALAFIAMENTS IDENTIFICATS: breu descripció.
  • COM ELIMINAR-LOS: accions concretes a realitzar.
  • QUI: persona o persones responsables de dur a terme les accions.
  • QUAN: data per la qual hauran d’estar realitzades les accions.

Realitzant per a això un quadre com aquest:

Exemple de recollida de dades de malbarataments

4. Se seguiran tots els passos anteriors per a la següent qüestió i així es continuarà fins a finalitzar el qüestionari.

També es poden anar llegint diverses qüestions alhora.

5. Aquest pla d’actuació haurà de ser revisat periòdicament i s’aniran ratllant en ell o assenyalant amb un vistiplau aquelles accions ja realitzades.

6. El facilitador haurà de considerar la conveniència de repetir tot el procés periòdicament (potser cada sis mesos o una vegada a l’any). Cada organització pot anar adaptant les qüestions d’aquest document a les seves circumstàncies i enriquint-les amb les seves pròpies aportacions per disposar d’una llista personalitzada de balafiaments.

 

Preguntes que ens hem de fer per realitzar en anàlisis

MATERIALS

Podem entendre per materials les matèries primeres, productes semielaborats i acabats,  eines, papereria, carpetes i altres materials d’oficina,..

Preguntes ?

1. Perdem temps buscant els utillatges i eines, carpetes, etc. perquè no estan degudament identificats o no tenen una ubicació concreta coneguda per totes les persones que els utilitzen?

2. Són excessives les existències d’utillatges, papereria, carpetes, etc. amb la qual cosa ocupen espai innecessàriament i correm el risc que es quedin obsolets?

3. Estan duplicats utillatges i eines que podíem perfectament compartir entre diverses persones?

4. Es deterioren els materials per no estar correctament emmagatzemats i conservats?

5. Existeixen pel terra cables, calaixos, peces o elements delicats que poden sofrir deterioració?

6. Es barregen materials que després hem de separar?

7. Tens guardats “per si de cas” eines, informes, documentació o altres materials que en realitat no fan més que ocupar espai i destorbar-nos?

8. Recicles el paper, embalatges i altres materials?

9. Malgastem excessius materials en la posada a punt de màquines, fotocopiadores, etc, fent proves o ajustaments?

10. Utilitzes en primer lloc els materials més antics?

11. Estan a l’abast de la mà els materials de major ús i més allunyats els menys utilitzats?

EQUIPS

Podem entendre per equips les màquines de producció, inspecció i assaig, ordinadors, impressores, instal·lacions  elèctriques, armaris, …

Preguntes ?

1. Existeixen màquines, ordinadors o altres equips que no s’utilitzen des de fa temps, però que ocupen un espai que podíem dedicar a altres coses?

2. Els equips l’ocupació dels quals és compartit per vàries persones -ordinadors, fotocopiadora, màquina d’afilar, útils de neteja, etc. – estan “a mà” per a tots”

3. Apagues les màquines, ordinadors i altres equips quan no anem a utilitzar-los durant cert temps?

4. Es produeixen pèrdues d’aigua, oli o altres fluids per fugides, aixetes mal tancades, etc.?

5. Està ben aprofitat l’espai interior dels armaris i el dels calaixos i prestatgeries?

MÈTODES DE TREBALL

Preguntes?

1. Pers temps esperant al fet que arribin materials, documents o instruccions?

2. Pers temps en desplaçaments per agafar o deixar útils, eines, carpetes, etc. d’ús habitual?

3. Fas treballs o activitats sense saber la seva raó ni la seva utilitat?

4. Perds temps netejant coses quan, per endavant, podries evitar que s’embrutessin protegint-les o sent més acurats?

5. Existeixen controls de despesa en fotocòpies, utillatge, papereria, telèfon, internet, etc. que resulten més cars que els hipotètics abusos que es pretén controlar?

6. Perds temps buscant informes o documents perquè no estan clars els criteris per arxivar-los?

7. Arxives documents “perquè així s’ha fet sempre”, sense conèixer la seva utilitat?

8. Et resulten útils els informes, comunicats, etc. que reps d’altres departaments?

9. Comproves que els informes, comunicats, etc. que fas tinguin interès i utilitat per a tots a els qui enviem còpies?

10. Pots reduir la distància dels moviments de les persones?

AMBIENT

Preguntes ?

1. És apropiat el nivell d’il·luminació en els llocs de treball?

2. Apagues les llums quan existeix suficient llum natural o ens marxem?

3. Estan nets els equips d’il·luminació?

4. Utilitzes adequadament l’aire condicionat i la calefacció, desconnectant-los a les nits o quan obres les finestres, etc.?

5. Tens sistemes d’aïllament per evitar pèrdues de calor?

Via: Soyemprendedor

Anuncis

Deixa un comentari

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

Esteu comentant fent servir el compte WordPress.com. Log Out / Canvia )

Twitter picture

Esteu comentant fent servir el compte Twitter. Log Out / Canvia )

Facebook photo

Esteu comentant fent servir el compte Facebook. Log Out / Canvia )

Google+ photo

Esteu comentant fent servir el compte Google+. Log Out / Canvia )

Connecting to %s

%d bloggers like this: